Fakturzystka / Blog
Z Excela do programu do fakturowania i kiedy to się opłaca
Faktury w Excelu mają sens, dopóki wystawiasz kilka dokumentów miesięcznie i nikt poza Tobą ich nie dotyka. Gdy pojawiają się KSeF, korekty, przypomnienia o płatności albo druga osoba w firmie, arkusz zaczyna kosztować więcej czasu, niż kosztuje program, który za 100 zł netto miesięcznie robi to samo automatycznie.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Excel nie jest zły. Problem w tym, że nie pilnuje niczego za Ciebie. Numer faktury wpisujesz ręcznie, więc luka albo duplikat to kwestia czasu. Stawkę VAT liczysz sam, a po zwrocie towaru poprawiasz stary plik zamiast wystawić korektę. Do tego dochodzi KSeF, którego arkusz po prostu nie obsługuje.
Są cztery sygnały, że czas na zmianę. Pierwszy to więcej niż kilkanaście faktur miesięcznie. Drugi to stali klienci, którym co miesiąc przepisujesz ten sam dokument. Trzeci to pytania księgowej o brakujące numery lub niezgodne kwoty. Czwarty to moment, gdy faktury ma wystawiać ktoś jeszcze, bo wtedy dwie osoby psują jeden plik.
Ile naprawdę kosztuje arkusz, a ile program
| Obszar | Excel lub szablon | Program do fakturowania |
|---|---|---|
| Czas na jedną fakturę | Kopiowanie szablonu, wpisanie danych, eksport do PDF | Wybór klienta i pozycji, PDF wysyła się sam |
| Numeracja | Ręczna, ryzyko luk i duplikatów | Automatyczna w serii |
| Korekty | Przerabianie plików | Osobny dokument powiązany z fakturą |
| KSeF | Brak | Wysyłka i status przy fakturze |
| Faktury stałe | Przepisywanie co miesiąc | Cykliczne, wystawiają się same |
| Przypomnienia o płatności | Pamięć lub osobny arkusz | Wysyłane automatycznie |
| Koszt | 0 zł, ale Twój czas | Od 100 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej |
Jak policzyć, czy się opłaca
Weź liczbę faktur w miesiącu i pomnóż przez realny czas jednej faktury w arkuszu. Z doświadczenia większości małych firm to od pięciu do dziesięciu minut razem z PDF-em, wysyłką i wpisaniem do rejestru. Przy czterdziestu fakturach wychodzi kilka godzin miesięcznie. Do tego dolicz godzinę na poprawki przed spotkaniem z księgową.
Jeśli Twoja godzina jest warta więcej niż kilkadziesiąt złotych, program zwraca się w pierwszym miesiącu. Cennik Fakturzystki jest prosty: plan Start kosztuje 100 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i 199 zł przy miesięcznej, a plan Biznes dodaje użytkowników i obieg faktur kosztowych. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku, a składniki ceny rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje program do fakturowania.
Jak przenieść się z Excela bez luk w numeracji
- 1
Zapisz ostatni numer
Sprawdź ostatnią wystawioną fakturę w każdej serii i ustaw w programie kolejny numer.
- 2
Przygotuj listę klientów
Zbierz NIP-y stałych klientów. Dane firm uzupełnią się same po wpisaniu NIP.
- 3
Dodaj stałe faktury
Dla klientów z abonamentem ustaw fakturę cykliczną z kwotą i dniem wystawienia.
- 4
Wystaw fakturę próbną
Sprawdź PDF, numer, stawkę VAT i status KSeF, zanim wystawisz pierwszy prawdziwy dokument.
- 5
Zostaw stary plik jako archiwum
Nie kasuj arkusza. Wystawione wcześniej faktury zostają tam, gdzie były.
Na co uważać przy pierwszym miesiącu
Najczęstszy błąd to kontynuowanie numeracji z pomyłką o jeden. Przed pierwszą fakturą sprawdź ustawienie serii. Drugi to wystawianie części faktur w arkuszu, a części w programie, co kończy się dwoma rejestrami. Wybierz dzień przejścia i od niego wystawiaj wszystko w jednym miejscu.
Jeśli zmieniasz program, a nie arkusz, przeczytaj o zmianie programu i przeniesieniu numeracji. Przy korektach po zwrotach sprawdź listę z tekstu o korekcie faktury w programie. A gdy planujesz rozwijać zespół, zobacz, jak wygląda program do fakturowania dla małej firmy.
Zanim wystawisz fakturę nowej firmie, warto sprawdzić jej numer VAT UE w VIES, szczególnie przy sprzedaży zagranicznej. To oszczędza korekt z powodu błędnych danych nabywcy.
Pytania o przejście z Excela na program do fakturowania
Czy Excel wystarczy do wystawiania faktur?+
Przy kilku fakturach miesięcznie tak, ale nie obsłuży KSeF i nie pilnuje numeracji. Przy większej liczbie dokumentów ręczna praca i ryzyko błędów kosztują więcej niż abonament.
Czy mogę zacząć w środku roku?+
Tak. Ustawiasz kolejny numer w serii i od wybranego dnia wystawiasz wszystko w programie. Starsze faktury zostają w archiwum.
Co z fakturami wystawionymi wcześniej w arkuszu?+
Zostają jako archiwum. Księgowa dostaje je jak dotąd, a nowe dokumenty trafiają do eksportu z programu.
Ile kosztuje program do fakturowania zamiast Excela?+
W Fakturzystce plan Start kosztuje 100 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i 199 zł przy miesięcznej.
Zobacz także
Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce
Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.