Fakturzystka / Blog
Zmiana programu do fakturowania bez zepsucia numeracji i KSeF
Program do fakturowania zmienia się najbezpieczniej na początku miesiąca, po zamknięciu poprzedniego. Ustawiasz w nowym programie serię z numerem następnym po ostatniej fakturze, przenosisz bazę klientów i faktury cykliczne, a stare dokumenty zostają w archiwum. Cała zmiana zajmuje zwykle jedno popołudnie.
Dlaczego firmy zmieniają program do faktur
Najczęstsze powody są trzy. Pierwszy to koszt, bo abonament rośnie albo za KSeF trzeba dopłacić. Drugi to brak funkcji, na przykład przypomnień o płatności, faktur cyklicznych czy eksportu dla księgowej. Trzeci to zmiana skali: jednoosobowa firma zatrudnia ludzi i potrzebuje kilku kont oraz obiegu faktur kosztowych.
Obawa przed zmianą jest zawsze podobna. Co z numeracją, żeby nie powstała luka albo duplikat? Co z klientami, których dane wpisywałeś latami? Co z fakturami, które już wiszą w KSeF? Na każde z tych pytań jest prosta odpowiedź i żadna nie wymaga przenoszenia całej historii.
Plan zmiany w pięciu krokach
- 1
Wybierz moment
Najlepiej pierwszy dzień miesiąca, gdy poprzedni jest zamknięty i wysłany księgowej.
- 2
Zapisz ostatni numer
Sprawdź w starym programie numer ostatniej faktury w każdej serii, także korekt i zaliczek.
- 3
Ustaw serię w nowym
Kolejna faktura ma dostać numer następny po ostatnim, w tym samym formacie.
- 4
Przenieś klientów i cykle
Baza nabywców i faktury cykliczne z datami następnego wystawienia.
- 5
Wyeksportuj archiwum
Zachowaj pliki ze starego programu u siebie, bo urząd może o nie poprosić.
Numeracja faktur po zmianie programu
Numeracja musi być ciągła w ramach jednej serii i jednoznaczna. Nie ma obowiązku przenosić starych dokumentów do nowego programu, wystarczy kontynuować serię. Jeśli ostatnia faktura miała numer 2026/10/47, pierwsza w nowym programie dostaje 2026/10/48 albo, przy zmianie na początku miesiąca, 2026/11/1, gdy tak masz zapisaną zasadę numeracji.
Zadbaj o to, żeby w ciągu zmiany nie wystawić dwóch faktur z tym samym numerem w obu programach. Najprościej od ustalonego dnia przestać wystawiać cokolwiek w starym narzędziu. Szczegóły o formatach numerów opisujemy w tekście o ustalaniu numeracji faktur.
Co przenieść, a co zostawić w archiwum
| Element | Przenosić do nowego programu | Uwagi |
|---|---|---|
| Dane firmy i rachunek | Tak | Wpisujesz raz przy zakładaniu konta |
| Baza klientów | Tak | Import z pliku albo uzupełnienie po numerze NIP przy pierwszej fakturze |
| Faktury cykliczne | Tak | Ustaw datę najbliższego wystawienia, żeby nie zdublować faktury |
| Stare faktury sprzedaży | Nie, archiwum | Trzymaj eksport PDF i XML przez wymagany okres |
| Faktury wysłane do KSeF | Nie | Status zostaje w KSeF, niezależnie od programu |
| Numeracja | Kontynuuj serię | Numer następny po ostatnim wystawionym |
KSeF przy zmianie programu
Faktury, które już przyjął KSeF, pozostają tam bez względu na to, jakiego programu używasz. System nie jest powiązany z narzędziem, w którym fakturę przygotowano. Zmieniasz więc tylko sposób wystawiania nowych dokumentów.
Przed pierwszą fakturą w nowym programie sprawdź, czy ma poprawnie ustawione uprawnienia i dane firmy do wysyłki oraz czy pokazuje status przyjęcia przy dokumencie. Wystaw najpierw prostą fakturę na kwotę, którą naprawdę wystawiasz klientowi, i zobacz, czy zostaje przyjęta. Dopiero potem przełącz pozostałych klientów.
Jak ocenić nowy program, zanim zmienisz stary
Wypisz, czego brakuje Ci dziś, i porównaj z tym, co daje kandydat. Cenę policz jako koszt roczny razem z dodatkami, o czym piszemy w tekście ile kosztuje program do fakturowania. Sprawdź też, czy możesz wyeksportować dane po rezygnacji, bo to Twoja asekuracja przy kolejnej zmianie.
Jeśli porównujesz konkretnie z popularnym programem, przeczytaj alternatywę dla Fakturowni. Przy okazji zmiany warto też uporządkować bazę nabywców, a nowych kontrahentów sprawdzać w rejestrach, na przykład w danych o firmach z KRS i CEIDG, zanim wystawisz pierwszą większą fakturę.
Pytania o zmianę programu do faktur
Czy muszę przenosić stare faktury do nowego programu?+
Nie. Wystarczy zachować archiwum ze starego programu i kontynuować numerację serii w nowym. Stare faktury możesz trzymać jako pliki PDF i XML razem z dokumentacją księgową.
Kiedy najlepiej zmienić program do fakturowania?+
Na początku miesiąca albo kwartału, po zamknięciu poprzedniego okresu i wysłaniu dokumentów księgowej. Unikniesz wtedy faktur z jednego miesiąca w dwóch programach.
Czy zmiana programu wpływa na faktury w KSeF?+
Nie. Faktury przyjęte przez KSeF zostają w systemie niezależnie od programu. Zmienia się tylko narzędzie, w którym przygotowujesz i wysyłasz nowe dokumenty.
Co z fakturami cyklicznymi po zmianie?+
Odtwórz je w nowym programie z datą najbliższego wystawienia, a w starym wyłącz. Sprawdź kalendarz na pierwszy miesiąc, żeby żadna faktura nie wyszła dwa razy.
Zacznij od pierwszej faktury
Najlepszy test to jedna prawdziwa faktura w nowym programie. W Fakturzystce ustawisz serię po ostatnim numerze, wyślesz dokument do klienta i KSeF, a przypomnienia o płatności ustawią się same. Zobacz program do wystawiania faktur, a jeśli pracujesz sam, program do fakturowania dla freelancera.
Zobacz także
Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce
Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.