Fakturzystka / Strona

system do fakturowania porządkujący sprzedaż i koszty

Dobrze dobrany system do fakturowania powinien łączyć wystawienie dokumentu z jego dalszym obiegiem. W Fakturzystce obsłużysz sprzedaż, faktury cykliczne, przypomnienia o płatności i dokumenty kosztowe.

Zobacz cennik

Wspólne zasady dla całego obiegu

W małej firmie ta sama osoba często wystawia dokument, odpowiada klientowi i przekazuje materiały do księgowości. Ustal więc moment zatwierdzenia faktury oraz sposób zgłaszania błędów. Dzięki temu późniejsza zmiana danych nie będzie przypadkową edycją oderwaną od rzeczywistej transakcji. Rozdziel dokumenty przygotowywane, wystawione i wymagające wyjaśnienia w swoim procesie pracy.

Fakturzystka obsługuje wystawianie faktur VAT, KSeF, faktury cykliczne, przypomnienia o płatności, eksport dla księgowej i obieg faktur kosztowych. Na tej podstawie możesz zaplanować drogę dokumentu od sprzedaży do rozliczenia. Zanim rozpoczniesz pracę, ustal odpowiedzialność za dane kontrahenta, stawki podatku i potwierdzanie zapłaty. Nawet przy niewielkim zespole warto wiedzieć, kto podejmuje decyzję, gdy dokument budzi wątpliwości. Przygotuj również zasady zastępstwa i przekazywania spraw otwartych. Osoba przejmująca obowiązki powinna wiedzieć, które dokumenty czekają na zatwierdzenie, które wymagają korekty oraz gdzie sprawdzić potwierdzenie przekazania. Sama obecność pliku nie potwierdza zakończenia obiegu.

Ustawienia ważne dla poprawności danych

Jednolita numeracja

Schemat FV/rok/miesiąc/numer powinien być stosowany konsekwentnie. Określ zasady zmiany okresu, kolejności i ewentualnych dodatkowych serii, zachowując jednoznaczną identyfikację każdej faktury.

Prawidłowe rozliczenie VAT

Stawki 23%, 8%, 5% oraz 0% dobieraj do przedmiotu i warunków sprzedaży. Oznaczenie zw stosuj przy zwolnieniu, po sprawdzeniu podstawy z osobą prowadzącą księgowość.

Terminy i potwierdzenia

Termin płatności musi wynikać z uzgodnienia z klientem. Przed przypomnieniem sprawdź wpływy i płatności częściowe, aby komunikat odpowiadał rzeczywistemu stanowi rozrachunków.

Jak wdrożyć uporządkowany sposób pracy

1
Uzgodnij dane początkowe
Przygotuj dane sprzedawcy, kontrahentów i schemat numeracji. Sprawdź, które dokumenty były już wystawione, aby uniknąć powielenia numerów przy zmianie narzędzia.
2
Opisz wystawianie i odbiór
Ustal kontrolę faktury przed przekazaniem do KSeF. Zweryfikuj uprawnienia, właściwy tryb pracy i status przyjęcia, a także sposób obsługi ewentualnego odrzucenia dokumentu.
3
Ustal zamknięcie okresu
Wyznacz wewnętrzny termin przekazania sprzedaży i kosztów księgowej. Do eksportu dodaj wyjaśnienia korekt oraz dokumentów, których sposób rozliczenia wymaga decyzji.

Dobierz plan do procesu w firmie

Uporządkowany system do fakturowania ma sens wtedy, gdy porządkuje codzienne obowiązki i pozwala odnaleźć potrzebny dokument. W Fakturzystce abonament Start wynosi 199 zł netto miesięcznie, Biznes 399 zł netto miesięcznie, a Zespół 899 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena jest niższa o 50%. Zakres konkretnego planu sprawdź w aktualnych warunkach oferty.

Osobno ustal zasady przekazywania danych do ewidencji VAT i JPK. Eksport dla księgowej jest etapem obiegu, a nie potwierdzeniem prawidłowego rozliczenia podatku. Podobnie faktura obecna w KSeF może wymagać oceny kosztu, prawa do odliczenia lub sposobu ujęcia korekty. Przy dokumentach kosztowych zadbaj o opis związku wydatku z działalnością.

Pytania o organizację fakturowania

Czy koszty i sprzedaż wymagają takich samych kontroli?+

Nie zawsze. Przy sprzedaży kontrolujesz własny dokument, a przy zakupie także cel wydatku i możliwość rozliczenia kosztu oraz VAT. Oba obiegi warto uzgodnić z księgową.

Czy numer KSeF zastępuje numer faktury?+

Numer nadawany w KSeF pełni odrębną rolę. Zachowaj własną numerację faktur i możliwość powiązania dokumentu z jego identyfikatorem w KSeF.

Jak obsługiwać powtarzalne należności?+

Wykorzystaj faktury cykliczne i każdorazowo kontroluj aktualność warunków sprzedaży. Po wystawieniu dokumentu monitoruj termin oraz faktyczne rozliczenie należności.

Czy eksport oznacza gotowy plik JPK?+

Nie należy utożsamiać tych pojęć. Ustal z księgową, jakie dane otrzyma w eksporcie i gdzie nastąpi przygotowanie oraz weryfikacja właściwego JPK.

Zobacz także

Alternatywa dla Fakturowni dla firmy, która chce, żeby faktury pilnowały się same aplikacja do wystawiania faktur w małej firmie obieg faktur kosztowych od odbioru do rozliczenia program do faktur vat i codziennej obsługi sprzedaży

Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce

Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.