Fakturzystka / Blog
Korekta faktury w programie do fakturowania i co sprawdzić przed zakupem
Dobry program do fakturowania wystawia korektę jako osobny dokument z własnym numerem, wskazuje fakturę pierwotną, pokazuje różnicę przed i po oraz wysyła ją do klienta i do KSeF. Jeśli któregoś z tych elementów brakuje, korekty będziesz poprawiać ręcznie, a księgowa dopytywać.
Dlaczego korekty są dobrym testem programu do fakturowania
Wystawienie zwykłej faktury potrafi każde narzędzie. Różnice widać dopiero przy korekcie, bo trzeba połączyć nowy dokument ze starym, zachować spójną numerację i nie zepsuć eksportu. Firma, która wystawia kilkadziesiąt faktur miesięcznie, zwykle poprawia kilka z nich: zła stawka VAT, pomyłka w ilości, rabat przyznany po sprzedaży, zwrot towaru.
Jeśli wybierasz program na lata, zrób z korekty osobny punkt próby. Wystaw fakturę, popraw ją i sprawdź, co zobaczy klient, co zobaczy księgowa i co zobaczy KSeF. To zajmuje dziesięć minut i oszczędza kłopotu, którego nie widać na stronie z cennikiem.
Siedem rzeczy do sprawdzenia przy korekcie faktury
| Co sprawdzić | Dlaczego to ważne | Co powinieneś zobaczyć |
|---|---|---|
| Osobny numer korekty | Korekta to nowy dokument, nie edycja starego | Kolejny numer w serii korekt |
| Powiązanie z fakturą pierwotną | Odbiorca i księgowa muszą wiedzieć, co jest poprawiane | Numer i data faktury wskazane na korekcie |
| Pokazanie wartości przed i po | Bez tego trudno zweryfikować różnicę | Układ przed, po i różnica |
| Zmiana stawki VAT i ilości | To najczęstsze powody korekt | Edycja pozycji bez przepisywania całej faktury |
| Wysyłka do klienta | Klient potrzebuje dokumentu do własnych rozliczeń | PDF wysyłany mailem z programu |
| Status w KSeF | Korekta też podlega obiegowi e-faktur | Widoczny status przyjęcia |
| Eksport dla księgowej | Korekty muszą trafić do właściwego miesiąca | Jedno zestawienie z fakturami i korektami |
Najczęstsze braki, które wychodzą dopiero po zakupie
Pierwszy to edytowanie wystawionej faktury zamiast wystawiania korekty. Program, który na to pozwala, zostawia Cię z dokumentem niezgodnym z tym, co dostał klient. Drugi to brak wskazania faktury pierwotnej, przez co księgowa musi zgadywać, co poprawiasz. Trzeci to korekty poza eksportem, które trzeba zgłaszać osobnym mailem.
Czwarty błąd dotyczy kosztów zmiany. Jeśli po roku okaże się, że program nie radzi sobie z poprawkami, przeniesienie numeracji i klientów do nowego jest uciążliwe. Opisaliśmy to w tekście zmiana programu do fakturowania, numeracja i KSeF.
Jak przetestować korektę na demo w dziesięć minut
- 1
Wystaw fakturę próbną
Użyj prawdziwej stawki VAT i jednej pozycji z ilością większą niż jeden.
- 2
Wystaw korektę ilości
Zmień ilość i sprawdź, czy program pokazuje wartości przed i po.
- 3
Zmień stawkę VAT
Zrób drugą korektę ze zmianą stawki i zobacz, jak zmienia się podsumowanie.
- 4
Sprawdź PDF i wiadomość
Zobacz, co dostaje klient i czy numer faktury pierwotnej jest widoczny.
- 5
Pobierz eksport miesiąca
Upewnij się, że faktura i korekty są w jednym zestawieniu dla księgowej.
Jak to wygląda w Fakturzystce i komu się opłaca
Fakturzystka wystawia faktury VAT z numeracją w seriach, wysyła je do klienta i do KSeF, przypomina o płatnościach i przygotowuje eksport dla księgowej. Rozwiązanie jest przeznaczone dla firm, które mają księgową i chcą mieć porządek w sprzedaży bez płacenia za pełny pakiet księgowy. Szczegóły funkcji opisuje strona program do wystawiania faktur.
Plan Start kosztuje 100 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i 199 zł przy miesięcznej, a plan Biznes dodaje użytkowników i obieg faktur kosztowych. Wszystko sprawdzisz w cenniku. Jeśli korekty zdarzają się u Ciebie często, na przykład przy rabatach posprzedażowych, zacznij od testu opisanego wyżej na własnych danych.
Przy poprawkach często chodzi też o dane nabywcy, bo błędny NIP lub nazwa to drugi powód korekt. Zanim wyślesz fakturę do nowej firmy, możesz sprawdzić kontrahenta w KRS i CEIDG, żeby dokument od razu miał właściwe dane.
Pytania o korekty faktur w programie
Czy program do fakturowania może edytować wystawioną fakturę zamiast robić korektę?+
Nie powinien. Wystawiona faktura trafiła do klienta i często do KSeF, więc poprawka musi być osobnym dokumentem z własnym numerem. Edycja wstecz powoduje niezgodność z tym, co ma odbiorca.
Czy korekta faktury trafia do KSeF?+
Tak, korekta jest dokumentem sprzedaży i podlega temu samemu obiegowi co faktura. W programie warto sprawdzić, czy status przyjęcia korekty jest widoczny przy dokumencie.
Co księgowa potrzebuje przy korekcie?+
Numer i datę faktury pierwotnej, wartości przed i po oraz przyczynę. Najwygodniej, gdy korekta jest w tym samym eksporcie miesiąca co pozostałe faktury.
Ile kosztuje program do fakturowania z korektami i KSeF?+
W Fakturzystce plan Start kosztuje 100 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i 199 zł przy miesięcznej.
Zobacz także
Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce
Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.