Program do fakturowania czy program księgowy w małej firmie

Czym różni się program do fakturowania od programu księgowego w praktyce

Oba rodzaje oprogramowania dotykają faktur, więc łatwo je pomylić. Różnica leży w tym, co dzieje się z dokumentem po jego wystawieniu. Program do fakturowania kończy swoją pracę, gdy faktura trafiła do klienta, do KSeF i jest rozliczona z płatnością. Program księgowy zaczyna od momentu, w którym ta faktura staje się zapisem w księdze, kosztem, przychodem albo podstawą do VAT.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność na ryczałcie albo skali podatkowej i zlecasz księgowość na zewnątrz, Twoim narzędziem jest program do wystawiania faktur. Księgowa pracuje na własnym oprogramowaniu i potrzebuje od Ciebie tylko kompletnych, poprawnych dokumentów. Zdarza się, że firmy płacą za rozbudowany pakiet księgowy, z którego korzystają wyłącznie do wystawiania faktur. To najczęstszy sposób przepłacania.

Kiedy wystarczy sam program do fakturowania

Wystarczy, gdy księgowość prowadzi ktoś inny. Dotyczy to większości małych firm usługowych, agencji, freelancerów i sklepów, które mają stałą księgową. Taka osoba chce dostać dokumenty w jednym, uporządkowanym zestawieniu, najlepiej raz w miesiącu, z numeracją bez luk i z kosztami opisanymi tak, żeby nie musiała dopytywać.

Wtedy liczy się jakość faktury i eksportu, a nie liczba modułów księgowych. Dobry program do fakturowania daje numerację w seriach, stawki VAT w tym zw. i np., faktury w walucie, korekty, przypomnienia o płatności i pobranie miesiąca jednym plikiem. W Fakturzystce tak działa plan Start. Szczegóły funkcji znajdziesz na stronie program do wystawiania faktur.

Oszczędność bywa konkretna. Pakiet księgowy z fakturowaniem kosztuje często więcej niż samo fakturowanie, a Ty płacisz też za funkcje, które wykonuje księgowa w swoim narzędziu. Księgowa i tak nie wgra Ci swoich ksiąg do cudzego programu, więc dublujesz opłatę.

Kiedy potrzebujesz programu księgowego

Program księgowy ma sens, gdy sam prowadzisz księgi, na przykład na ryczałcie przy prostej działalności, albo gdy biuro rachunkowe wymaga pracy w swoim systemie i daje Ci do niego dostęp. Potrzebujesz go wtedy, bo ktoś musi wygenerować ewidencję, deklaracje VAT i przelewy do urzędów.

Zwróć uwagę na koszt czasu. Samodzielna księgowość oszczędza abonament biura, ale zabiera godziny w każdym miesiącu i niesie ryzyko błędu w rozliczeniu. Przy kilku fakturach miesięcznie rachunek często się broni. Przy kilkudziesięciu, z fakturami kosztowymi i VAT unijnym, zwykle nie.

Praca z księgową bez wysyłania faktur mailem

Największa zmiana po przejściu na osobny program do fakturowania to koniec zbierania dokumentów. Zamiast przesyłać każdą fakturę osobno, zamykasz miesiąc i pobierasz eksport ze sprzedażą oraz kosztami. Księgowa wczytuje go do swojego systemu i pyta tylko o rzeczy niejasne. Jeśli pracujecie na zleceniu, umowę z biurem rachunkowym możecie też podpisać szybciej, bo podpis elektroniczny umowy o prowadzenie księgowości załatwia sprawę bez wizyty i skanów.

Przy większej liczbie klientów przydają się faktury cykliczne, które wystawiają się same, oraz przypomnienia o płatności. Pierwsze zdejmują z Ciebie powtarzalną pracę, drugie skracają czas oczekiwania na pieniądze. Obie funkcje opisujemy na stronach faktury cykliczne i w programie do fakturowania dla biura rachunkowego.

Najczęstsze błędy przy wyborze

Pierwszy błąd to kupno pełnego pakietu księgowego z powodu jednego modułu faktur. Drugi to odwrotna sytuacja: wybór darmowego lub minimalnego narzędzia, które nie wysyła faktur do KSeF i wymusza ręczne wgrywanie plików. Trzeci to brak sprawdzenia, czy po rezygnacji da się wyeksportować faktury i klientów, co boli przy kolejnej zmianie.

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą, zobacz, jak przenieść numerację i KSeF do nowego programu. Kryteria wyboru z tabelą pytań do sprzedawcy zebraliśmy w tekście jak wybrać program do fakturowania z KSeF, a ceny planów sprawdzisz w cenniku.

Fakturzystka jest programem do fakturowania. Wystawia faktury VAT, wysyła je do klienta i do KSeF, przypomina o płatnościach i przygotowuje eksport dla księgowej. Nie prowadzi ksiąg ani deklaracji, bo to zadanie księgowej. Jeśli taki podział Ci odpowiada, załóż konto i wystaw pierwszą fakturę na prawdziwych danych.