Fakturzystka / Blog
Jak wybrać program do fakturowania z KSeF dla swojej firmy
Program do fakturowania z KSeF wybierz po pięciu rzeczach: czy wysyła faktury do KSeF sam i pokazuje status, czy trzyma numerację bez luk, czy ma faktury cykliczne i przypomnienia o płatności, czy pozwala wyeksportować dane i ile kosztuje w skali roku z dodatkami. Cała reszta to dodatki, które mają znaczenie dopiero przy konkretnej skali.
Od czego zacząć, czyli ile faktur wystawiasz i kto je potem widzi
Zanim porównasz jakikolwiek program, odpowiedz sobie na trzy pytania. Ile faktur wystawiasz miesięcznie, ilu użytkowników będzie z programu korzystać i czy faktury kosztowe też mają przechodzić przez to samo narzędzie. Freelancer z dziesięcioma fakturami potrzebuje czego innego niż firma z magazynem i trzema osobami w biurze, choć oboje szukają frazy „program do fakturowania z KSeF”.
Drugie pytanie dotyczy księgowej. Jeśli ktoś prowadzi Twoje księgi, zapytaj, w jakim formacie wygodnie jej odbierać dane. Program, który generuje czysty eksport sprzedaży i kosztów, oszczędza więcej czasu niż jakakolwiek ozdoba w panelu.
Osiem kryteriów wyboru programu do faktur z KSeF
| Kryterium | Co sprawdzić | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Wysyłka do KSeF | Czy faktura trafia do systemu automatycznie i czy widzisz status przyjęcia | Odpada ręczne wgrywanie i szukanie odrzuconych dokumentów |
| Numeracja | Czy numer jest nadawany sam, w seriach i bez luk | Luki i duplikaty to najczęstszy powód poprawek u księgowej |
| Faktury cykliczne | Czy abonament wystawia się sam i czy można zmienić kwotę od wybranego miesiąca | Przy stałych klientach to największa oszczędność czasu |
| Przypomnienia o płatności | Czy program sam wysyła wiadomość przed terminem i po nim | Skraca czas oczekiwania na pieniądze |
| Eksport dla księgowej | Czy dostaniesz sprzedaż i koszty w jednym pliku | Bez zbierania faktur po mailach |
| Użytkownicy i role | Czy możesz dodać pracownika albo księgową bez dzielenia hasła | Ważne, gdy fakturujesz w kilka osób |
| Eksport danych | Czy po rezygnacji wyeksportujesz faktury i klientów | Chroni Cię przy kolejnej zmianie programu |
| Cena roczna | Czy abonament obejmuje KSeF, cykliczne i użytkowników | Dopłaty za dodatki potrafią podwoić koszt |
KSeF w programie, czyli co naprawdę znaczy „integracja”
Hasło „obsługuje KSeF” bywa używane na trzy różne sposoby. W najlepszym wariancie program sam wysyła fakturę, pobiera numer KSeF i pokazuje go przy dokumencie. W słabszym generuje plik w wymaganej strukturze, który musisz wgrać ręcznie. W najsłabszym tylko pozwala pobrać faktury kosztowe, a wysyłka nadal jest po Twojej stronie.
Poproś o pokazanie jednej faktury od wystawienia do statusu w KSeF. Jeśli sprzedawca nie potrafi tego zrobić na demo w kilka minut, tak będzie wyglądać Twoja codzienna praca. Dokładniej opisujemy ten proces w tekście KSeF krok po kroku i na stronie KSeF w Fakturzystce.
Ile naprawdę kosztuje program do faktur w skali roku
Porównuj cenę roczną, nie miesięczną. Dodaj do abonamentu to, co w danym programie jest płatnym dodatkiem: dodatkowych użytkowników, moduł magazynu, faktury cykliczne, przypomnienia, wysyłkę SMS. Odejmij rabat za płatność roczną, jeśli go oferują. Dopiero ta liczba nadaje się do porównania.
Przykładowe wyliczenia i składniki ceny opisaliśmy w artykule ile kosztuje program do fakturowania. Plany Fakturzystki sprawdzisz w cenniku. Warto też policzyć, ile godzin miesięcznie zabiera Ci dziś przepisywanie faktur i pilnowanie płatności, bo to jest właściwy punkt odniesienia dla abonamentu.
Jak przetestować program przed zakupem w jeden dzień
- 1
Wystaw prawdziwą fakturę
Użyj danych jednego stałego klienta i swojej zwykłej pozycji, nie przykładu z demo.
- 2
Sprawdź KSeF
Zobacz, czy dokument dostał status i numer, i czy wiesz, co zrobić, gdy zostanie odrzucony.
- 3
Ustaw fakturę cykliczną
Sprawdź, czy da się zmienić kwotę od kolejnego miesiąca bez ruszania historii.
- 4
Pobierz eksport
Otwórz go tak, jak zrobi to księgowa, i zapytaj ją, czy jej to wystarcza.
- 5
Przeczytaj warunki rezygnacji
Upewnij się, że po rezygnacji wyeksportujesz dane i nie tracisz numeracji.
Błędy, przez które firmy po pół roku zmieniają program
Pierwszy to wybór po cenie najtańszego planu, bez sprawdzenia, czego w nim brakuje. Po miesiącu okazuje się, że KSeF albo drugi użytkownik jest w droższym pakiecie. Drugi to wybór programu „na wyrost”, z magazynem, produkcją i raportami, z których firma usługowa nie skorzysta. Trzeci to brak pytania o eksport, który wychodzi dopiero przy rezygnacji.
Jeśli już jesteś w programie, który Cię nie zadowala, przeczytaj, jak zmienić program bez zepsucia numeracji i KSeF. Gdy fakturujesz do kontrahentów z innych krajów UE, przed wystawieniem faktury z VAT 0% sprawdź numer w rejestrze, na przykład przez weryfikację unijnego numeru VAT w VIES.
Który program wybrać w zależności od profilu firmy
Jednoosobowa firma i freelancer powinni patrzeć na prostotę, cykliczne faktury, przypomnienia i stałą cenę. Opisujemy to na stronie program do fakturowania dla freelancera. Mała firma z kilkoma osobami potrzebuje użytkowników, ról i faktur kosztowych, a ofertę znajdziesz w części program do fakturowania dla małych firm. Biuro rachunkowe wybiera zwykle jedno narzędzie dla klientów, żeby dostawać dokumenty w tej samej strukturze, o czym piszemy w programie do fakturowania dla biura rachunkowego.
Fakturzystka wystawia faktury VAT, wysyła je do klienta i do KSeF, pilnuje terminów płatności i generuje eksport dla księgowej. Jeśli te pięć rzeczy to Twoje kryteria, załóż konto i wystaw pierwszą fakturę na prawdziwych danych.
Pytania o wybór programu do fakturowania
Jaki program do fakturowania jest najlepszy dla małej firmy?+
Taki, który wysyła faktury do KSeF sam, trzyma numerację bez luk, ma faktury cykliczne i przypomnienia o płatności oraz eksport dla księgowej. Cena roczna powinna obejmować te funkcje bez dopłat.
Czy program do fakturowania musi obsługiwać KSeF?+
Przy fakturach dla firm tak, bo e-faktury trafiają do KSeF. Program powinien wysyłać dokumenty automatycznie i pokazywać status przyjęcia, żebyś nie wgrywał plików ręcznie.
Na co uważać przy wyborze programu do faktur?+
Na dopłaty za dodatki, brak eksportu danych po rezygnacji i funkcje, których nie użyjesz. Policz cenę roczną z użytkownikami i modułami, a nie sam abonament podstawowy.
Ile czasu zajmuje przejście na nowy program?+
Zwykle jedno popołudnie. Ustawiasz serię z numerem następnym po ostatniej fakturze, wprowadzasz dane firmy i klientów oraz odtwarzasz faktury cykliczne.
Zobacz także
Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce
Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.