ocr faktur od obrazu dokumentu do danych

Obraz dokumentu nie jest gotowym zapisem księgowym

Skan albo zdjęcie faktury zawiera wizualny układ tekstu. Aby wykorzystać go do dalszej pracy, narzędzie rozpoznające analizuje znaki i próbuje przypisać je do pól, takich jak numer dokumentu, data lub kwota brutto. W praktyce musi odróżnić nagłówek od pozycji, dane sprzedawcy od nabywcy oraz termin płatności od daty wystawienia. Samo odczytanie liter jest więc tylko częścią procesu. Druga część polega na rozpoznaniu znaczenia poszczególnych fragmentów i umieszczeniu ich we właściwym miejscu.

Wynik rozpoznawania należy traktować jako propozycję danych do sprawdzenia. Błąd może dotyczyć jednego znaku, ale też całego pola albo powiązania kwoty z niewłaściwą stawką podatku. Narzędzie nie wie z samego obrazu, czy zakup faktycznie nastąpił, czy został zaakceptowany i czy wiąże się z działalnością. Dlatego odbiór pliku, odczyt danych, kontrola merytoryczna i kwalifikacja podatkowa powinny być rozróżnione w firmowym obiegu. Pozwala to ocenić, na którym etapie trzeba uzupełnić informacje i kto podejmuje decyzję o dalszym rozliczeniu.

Jakość pliku wpływa na czytelność pól

Dokument powinien być kompletny, wyraźny i pozbawiony uciętych fragmentów. Przy zdjęciu zadbaj o równomierne oświetlenie, widoczne krawędzie i brak zasłoniętych danych. Zagięcie kartki, cień telefonu lub odbicie światła mogą sprawić, że istotny fragment stanie się nieczytelny. Jeśli faktura ma kolejne strony, zachowaj je razem i sprawdź, gdzie znajdują się podsumowania. Nie należy zakładać, że narzędzie prawidłowo odtworzy brakującą część tabeli. Lepszym rozwiązaniem jest pozyskanie czytelnego dokumentu niż ręczne zgadywanie wartości.

Warto również odróżnić obraz od pliku zawierającego tekst możliwy do odczytania bez rozpoznawania znaków. Dla człowieka oba dokumenty mogą wyglądać podobnie, ale sposób pozyskania danych jest inny. W pliku z warstwą tekstową nadal mogą występować trudności z układem tabel i przypisaniem pól. Jeżeli otrzymujesz kilka wersji tego samego dokumentu, ustal, która jest podstawą kontroli. Zachowaj możliwość porównania danych z właściwym źródłem, aby późniejsza korekta nie opierała się wyłącznie na wcześniej rozpoznanym i potencjalnie błędnym zapisie.

Najważniejsze pola do ręcznego porównania

Kontrolę zacznij od identyfikacji sprzedawcy i nabywcy. Szczególnie uważnie sprawdź NIP oraz numer faktury, ponieważ podobnie wyglądające znaki mogą zmienić identyfikator. Następnie porównaj datę wystawienia, datę sprzedaży i termin płatności. Program może przypisać poprawnie odczytaną datę do niewłaściwego pola, zwłaszcza gdy dokument ma nietypowy układ. Numer konta, jeżeli występuje, również wymaga sprawdzenia niezależnie od tego, czy został odczytany bez widocznych błędów. Rozpoznanie tekstu nie potwierdza bowiem autentyczności dokumentu ani uprawnienia do otrzymania płatności.

Przy kwotach zwróć uwagę na separator dziesiętny, walutę i powiązanie wartości z pozycją. Sprawdź sumy netto, VAT oraz brutto i porównaj podsumowanie z tabelą. Szczególnej ostrożności wymagają dokumenty z kilkoma stawkami, rabatem, zaliczką lub korektą. Nie wystarczy, że łączna kwota wygląda wiarygodnie. Błędne przypisanie wartości do kategorii podatku może zostać niezauważone mimo prawidłowego odczytu sumy do zapłaty. Ustal, które pola są zatwierdzane przez osobę odbierającą dokument, a które wymagają sprawdzenia przez księgową.

Rozpoznanie stawki nie rozstrzyga o VAT

Na fakturach mogą występować stawki VAT 23%, 8%, 5% i 0% oraz oznaczenie zw. Odczyt symbolu nie potwierdza, że został on zastosowany prawidłowo. Stawka zerowa i zwolnienie mają różne znaczenie podatkowe, nawet jeśli kwota podatku na dokumencie nie występuje. Księgowa ocenia także charakter transakcji, prawo do odliczenia i moment ujęcia w ewidencji. Narzędzie analizujące obraz nie ma pełnego dostępu do umowy, sposobu wykorzystania zakupu ani okoliczności jego dokonania, więc nie zastępuje tej oceny.

Podobnie należy traktować dokumenty korygujące. Znak przy kwocie, odniesienie do pierwotnej faktury i opis przyczyny zmiany muszą pozostać czytelne. Bez tych informacji łatwo uznać korektę za kolejny zakup albo pominąć jej wpływ na wcześniejsze rozliczenie. Zanim przekażesz dane do księgowej, zachowaj powiązanie z dokumentem źródłowym oraz wyjaśnienie osoby odpowiedzialnej za wydatek. Jeśli nie masz pewności, jak odczytać pozycję lub podsumowanie, wróć do dostawcy po wyjaśnienie zamiast poprawiać dane według przypuszczenia.

KSeF dostarcza dane w innej postaci

Faktura ustrukturyzowana w KSeF zawiera dane w określonej strukturze. Nie trzeba traktować jej jak zdjęcia, aby odczytać znaczenie pól. To istotna różnica względem rozpoznawania znaków z obrazu. Widok dokumentu może służyć człowiekowi do kontroli, ale podstawą pracy z fakturą ustrukturyzowaną są jej właściwe dane oraz status w systemie. Przed przyjęciem dokumentu do obiegu sprawdź, czy dysponujesz fakturą z KSeF, jej wizualizacją czy innym dokumentem otrzymanym od dostawcy. Od tego zależy sposób dalszej obsługi.

Nie oznacza to, że dokument z KSeF jest automatycznie poprawnym kosztem. Nadal trzeba potwierdzić zakup, sprawdzić dane i ustalić sposób rozliczenia. Uważaj też na podwójne przekazanie tej samej faktury, na przykład raz z systemu i ponownie jako załącznik wiadomości. Porównaj sprzedawcę, numer, datę, kwoty oraz identyfikator KSeF, jeżeli występuje. Numer dostawcy zachowaj zgodnie z dokumentem. Własny schemat sprzedażowy FV/rok/miesiąc/numer nie powinien zastępować oznaczenia faktury zakupowej, ponieważ utrudniłoby to identyfikację i powiązanie dokumentów.

Włącz kontrolę do obiegu kosztów

Przy wyborze sposobu odczytu przyjrzyj się dokumentom rzeczywiście otrzymywanym przez firmę. Znaczenie mają różne układy faktur, pozycje rozpisane na kolejnych stronach, waluty oraz jakość materiałów źródłowych. Oceń, czy osoba kontrolująca wynik może łatwo porównać pole z oryginałem i zauważyć brak danych. Nie sprowadzaj oceny wyłącznie do tego, czy udało się odczytać nazwę sprzedawcy. Przydatność rozwiązania zależy również od zachowania powiązań dokumentów, obsługi korekt i możliwości przekazania księgowej informacji, które wyjaśniają gospodarczy sens zakupu oraz wykryte wcześniej niezgodności.

Dobrze zaplanowany ocr faktur jest etapem przygotowania danych, a nie końcowym zatwierdzeniem dokumentu. Ustal, kto odbiera plik, porównuje rozpoznane wartości ze źródłem i opisuje cel wydatku. Następnie wskaż osobę akceptującą zakup oraz odpowiedzialną za płatność. Termin płatności powinien być widoczny w procesie, ale nie może zastępować kontroli zasadności zobowiązania. Jeśli faktura budzi wątpliwości, przekaż je do wyjaśnienia przed zapłatą i księgowaniem. Ważna jest możliwość ustalenia, dlaczego dane zostały zmienione po rozpoznaniu.

Fakturzystka wspiera obieg faktur kosztowych oraz eksport dla księgowej, a także wystawianie faktur VAT i obsługę KSeF. Ten opis nie przesądza o dostępności rozpoznawania obrazów w produkcie. Przed wyborem sposobu odbioru dokumentów sprawdź rzeczywisty zakres narzędzia oraz uzgodnij format przekazywanych danych. Eksport nie oznacza sam w sobie przygotowania JPK, które wymaga poprawnej ewidencji i odpowiednich oznaczeń. Zachowaj więc osobną kontrolę księgową oraz informację o dokumentach czekających na wyjaśnienie, niezależnie od sposobu odczytania ich treści.